IT活用業務改善
新米シスアド業務改善レポート  5Sを制するものは仕事を制す

生産工場において5Sは基本とされています

整理・整頓・清潔・清掃・躾・・・5つの頭文字Sで5S

どうして、掃除することが仕事につながるの?

見た目が良くなるだけじゃない?

整理・整頓を普段気をつけて仕事してたら、神経使うし、仕事の能率が下がっちゃうよ・・・

私は本気でこう思っていました

私の会社(T社)では、工場の5S活動が実施されました

整理

要るものと要らないものをはっきりわけて、要らないものを捨てる

整頓

要るものを使いやすいようにきちんと置き、誰でもわかるようにする、明示する

清掃

常に、掃除をし、きれいにする

清潔

上の3Sを維持する

決められたことを決められたとおり正しく実行できるように習慣づけること。作業は決めた基準どおりに実行する

上のような表が現場の掲示板に貼りだされ、毎月、多数の改善提案書がでて、みるみる現場はきれいになりました

効果を挙げますと

在庫がサイズごとにきれいに並んでいる為、探す手間が短縮される

ハンマー、熔接用具など工具類もさがす時間が短縮

現場のスペースが有効活用され、安全性がアップ(つまづいて転ぶなど)

さまざまな効果が生まれました

 

これらを事務処理においても実施してみました

ぺーパーレスの推進や道具類の置き場を明示することで作業効率が大幅にアップしました

仕事をする上でたまっていく紙の資料をいるものといらないものに分けます

それらの中でEXCELやWORDやPDFのデータがあるものとないものを見極めて、管理します

データがあるものは極力共有サーバーに保存し、今までは、印刷物は全員がそれぞれファイルに綴じていたのを廃止して、全ての紙の資料を思い切って廃棄します

必要に応じてサーバーのファイルをプリントアウトするようにします

これらを全ての事務員に推奨します

頻繁に使う資料はデスクトップにショートカットを作成しておくと便利です

紙やモノが机の上に溢れている人はやっぱり仕事の効率も悪く、いざ必要になった時に、探すのが本当に大変そうです

仕事にとりかかる時に、モノを探すことからはじめる人ときちんと管理している人では、すでにそこで1工程遅れてしまいます

効率の良い仕事の原点はやはり5Sです

モノを使いっぱなし、おきっぱなし、ではなく、置き場を明示して元の場所へ戻すようにしましょう

またパソコンでもファイルをマイドキュメントにただ保存していくのではなく

フォルダを作ってそれぞれ分類する、など、みんなのお手本となる、整理整頓を心がけましょう。

 

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